Antes de la informática, todos los procesos eran llevados de una forma minuciosa y manualmente, los personajes más distinguidos y con más pericia eran gente indispensable, “gente de oro”, que se encargaba de “x, y ó z” funciones y que no podía ser sustituido. Este verifica el trabajo de los otros. Todo el trabajo se acumulaba alrededor de él.
Esto ha sido a través de los siglos uno de las formas principales de laborar en las empresas, pero algunos cambios han sido progresivos la evolución de las maquinas y la integración de nuevas tecnologías hicieron que aquel trabajo fuese maquina-manual.
Poco a paso algunos pasos del trabajo fueron automatizados con la era de las computadoras. Pero no es a partir de los años setentas que se han desarrollado herramientas que sirven no sólo para hacer el trabajo sino para manejar el flujo de este. El flujo del trabajo es ahora procesado por un computador, y sigue el progreso hoy en día. Este flujo llamado también “workflow”, nos sirve desde el manejo gerencial, hasta la creación o elaboración de una pieza de ropa, de un ensamble de vehículo hasta la construcción de equipo de sonido.
Es por ello que un sistema de gestión automatizada de workflow posee:
El trabajo no es mal colocado o atascado – la gente rara vez requiere recuperar errores por una mala gestión del trabajo. Los encargados pueden centrarse en editar personal y el negocio, tales como su funcionamiento individual, procedimientos óptimos y casos especiales, mejor que la asignación rutinaria de tareas. Ya no más un ejército de despachadores para entregar y dar seguimiento a un trabajo.
Los procedimientos se documentan formalmente y de manera exacta, asegurándose de que el trabajo esté realizado de la manera prevista por la gerencia, resolviendo todo el negocio y los requisitos reguladores. La mejor persona(o máquina) se asigna para hacer cada caso, y los casos más importantes se asignan primero. Los usuarios no pierden tiempo en elegir que artículo para trabajar correcto.
Proceso paralelo, donde dos o más tareas se realizan concurrentemente, es más práctico que en un workflow tradicional y manual. Para hacer las asignaciones, el sistema de gestión de workflow puede encargarse de asignar el trabajo teniendo en cuenta el perfil de cada usuario o equipo y recurso con el que se elabora el trabajo. Para así designar que hará o si tomará decisiones, etc. Así el sistema de saber que tipo de trabajo esta en tramite y espera, materiales forma de hacer, prioridades, etc.
Todo se trabaja como una línea de ensamble o listo a la primera: La mayor parte de trabajos incluso los de oficina, se pueden procesar como una línea de ensamble, donde cada paso es simple y especializado en el proceso.
Es decir alguien se encarga de tomar datos y el sistema de comprobarlos, otro recupera el crédito del cliente, ver las ordenes de compra, o las cuentas por cobrar, etc. Así cuando toda la información se consolida, un especialista puede evaluar al cliente. Y sucesivamente. Los pasos son sencillos.
Es de esta forma que el trabajo se vuelve menos complejo y reducimos entrenamiento. Así el proveer personal es flexible, porque pocos pasos requieren un conocimiento o habilidades, autoridad o licencias especiales.
Un sistema de gestión automatizada de workflow:
Mejora el control de procesos, con menos intervención de la gerencia y menos ocasión para retrasos o colocación de trabajos. Mejora la calidad del servicio, mediante respuestas más rápidas, con el mejor personal disponible.Reduce costos de entrenamiento de personal, pues el trabajo se puede dirigir con procedimientos complejos.
Reduce costos de gestión, permitiendo un mínimo de control, mientras que permite que los encargados se concentren en la consolidación de los empleados y la manipulación de casos especiales y de rutinas de divulgación y distribución.
Mejora la satisfacción del usuario, dándole la confianza de que está haciendo “el mejor producto” y que está dando la satisfacción de terminar ese trabajo con pocos requisitos. Para totalizar: Un sistema de gestión automatizado de workflow es bueno para la compañía, bueno para el cliente y bueno para el usuario.
Editado por:
- Victor Hugo Castro
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