Por qué usar el Workflow?

¿POR QUÉ USAR EL WORKFLOW?

Es hasta un poco tonto hacerse esa pregunta ya que la redefinición y mejora de los procesos de negocio, por un lado, y la posterior automatización de los mismos mediante el uso de herramientas de WorkFlow, por el otro lado, posibilitan y facilitan la integración de las nuevas tecnologías con los procesos de negocio.

Si nos damos cuenta sin el uso del workflow estaríamos sujetos a gastar
mucho mas dinero, tiempo, y personal en realizar tareas que se pueden
automatizar, debido a estas ventajas que proporciona como el incrementos de la rapidez de los procesos, ahorro de dinero se dan algunas ventajas por las cuales las empresas deberían de adoptar a este hijo que les dará mucha ganancia.

La implantación de un sistema de WorkFlow ofrece beneficios sustanciales a las organizaciones, independientemente del sector de mercado en el que operen. La solución de automatización de procesos WorkFlow produce beneficios reales a las empresas y organizaciones, formando parte integral de la infraestructura de las mismas. En general, los resultados indican que los que han implementado la solución WorkFlow, han obtenido los siguientes beneficios:

Eficiencia y estandarización de los mismos.
Lo cual nos lleva a reducir costos, que es lo principal para cualquier empresa o negocio.

La estandarización nos lleva a conocer mejor los procesos y evitar los
errores, que producen grandes gastos en cualquier entorno.

Control de los procesos.
El objetivo de este es monitorear las tareas es decir visualizar cuales tareas se realizar con tiempos no estimados, ósea las que necesitan decisiones al igual que permite ver como se da el cambio de tiempos es decir como avanza el trabajo.

Asignación de las tareas
Lo cual lleva a la definición de los roles de cada parte de la empresa, ya que se definen las tareas que cada quien hará.

Recursos de la empresa
Es decir la disponibilidad de la información para cada uno de los diferente usuario del sistema empresarial en caso de ser necesarios, como por ejemplo la consulta de el saldo de un deudor en una casa de empeño, el agente de el departamento de deudas se vería obligado a consultar su base de datos y tener la disponibilidad de esta información como empleado.

Diseño de los procesos
Es decir la forma en que se realizara la tarea dispuesta de una forma jerárquica lógica, para no redundar y no gastar más tiempo del requerido.

Flujo de información
La cual se transporta de una manera automatizada por el sistema con ayuda de los procesos del workflow.

Se agregan estas:

• Mejora del rendimiento y la productividad del trabajo de las personas involucradas en el proceso.
• Aumento de la transparencia y visibilidad.
• Mayor agilidad y capacidad de respuesta para la adaptación al cambio.

PROCESO DE NEGOCIOS
En nuestro vivir cotidiano vemos como cada empresa desempeña sus funciones de una manera integral es decir formada de diferentes partes con el objetivo de brindar sus servicios independientemente de los que sean; ubiquemos este punto de referencia imaginando una tienda de calzado, hay un vendedor que ofrece el calzado, un gerente que se encarga de tomar las decisiones, el encargado de la facturación y que puede también manejar el sistema; en este caso son tres personas las que se encargan de diferentes roles los cuales realizan diversas tareas que en conjunto llevan al rubro de la empresa que es vender o surtir calzado a la población.

Si nos enfocamos en este ejemplo cada uno de los trabajadores realizan diferentes tareas en sus distintos roles, los cuales serían procesos.

LOS DIFERENTES WORKFLOW’s
Existen tres tipos diferentes de aplicaciones de workflow:

• Workflow de producción
• Workflow colaborativo
• Workflow administrativo

El workflow de producción
En las aplicaciones de workflow de producción, el workflow es la tarea principal de los participantes. Dicho personal puede tener actividades adicionales en su trabajo diario, pero fundamentalmente la realización de workflow. Ejemplo: tramitar solicitudes de crédito.

Es similar a la producción en una línea de ensamble en una fábrica: Debe ejecutarse en el menor tiempo posible, es altamente predecible, repetitivo y de alto volumen. Los trabajadores en la línea de ensamble pasan su mayor parte del tiempo produciendo objetos; pueden participar en actividades adicionales, pero ellas son secundarias.

En un banco por ejemplo, los individuos a cargo de la aprobación de solicitudes de crédito sólo realizan workflow para esa actividad es improbable que otros funcionarios del banco realicen esa actividad fuera del departamento.

Debido a la naturaleza su naturaleza de "producción", dichas aplicaciones deben cumplir con algunos de los siguientes atributos: Velocidad de transferencia, o sea, la velocidad con que las tareas pasan de un paso a otro.

Es muy importante en el workflow de producción, ya que es la tarea principal de los participantes. Es improductivo que un miembro del equipo no haga nada mientras espera a que le llegue trabajo.

Una vez establecido el flujo, este permanece sin cambio por largo tiempo. El workflow de producción suele estar circunscrito a un sólo departamento, la escalabilidad, o capacidad de "crecer" no es importante. Este tipo de soluciones están optimizadas para trasladar grandes volúmenes de información e imágenes a lo largo de rutas preestablecidas.

El workflow de producción fue el primer tipo de workflow desarrollado y mercadeado, esto, porque generalmente no se requería de una base distribuida de usuarios a lo largo de la compañía para lo que es indispensable contar con una red local (LAN).

Workflow colaborativo
Involucra procesos estructurados o semi-estructurados que permiten a varias personas participar en un grupo de trabajo, ejemplos de ello lo constituyen el diseño arquitectónico o ingenieril, generación de informes, producción de material publicitario, revisión de documentos legales, etc.

Estos procesos involucran típicamente un "documento" que hace las veces de contenedor de la
información, viajando de paso en paso y en cada uno de ellos el partícipe realiza una tarea o acción sobre el "documento".

Es importante para la aplicación preservar la integridad tanto del documento como del proceso. Fundamentalmente participan "knowledge workers", por tanto está restringido a ciertos grupos "creativos" dentro de la organización.

También es importante que una buena solución no sea "intrusiva" ya que el trabajo de conocimiento es un proceso mental que involucra la creatividad, la que no se desea restringir o encasillar.

El workflow colaborativo debe ser muy flexible ya que el trabajo creativo puede tomar rumbos inesperados. Las soluciones de workflow colaborativo suelen estar centradas en el "documento".

Workflow administrativo
Involucra procesos administrativos tales como ordenes de compra, hojas de tiempos y movimientos, reportes de gastos, cambios de ordenes, reportes de calidad y muchas otras actividades que traspasan las barreras departamentales e inclusive de la empresa misma.

Existen un gran número de procesos administrativos en cada organización, por ello la solución debe ser capaz de manejar muchos procesos diferentes. Casi cualquier persona es un participante potencial, de ahí que la escalabilidad de la solución sea de mucha importante.

El workflow administrativo es diferente para cada organización y también cambia con frecuencia; de ahí la gran importancia de poder cambiar los procesos fácilmente.

Ya que cualquiera en la empresa es un participante potencial, es necesario poder distribuir el software al mayor número de usuarios con la menor carga logística posible.

Modelado de workflow
Este es el punto en que de forma formal se genera el modelo sobre el cual se implementar las distintas tareas y proceso que una empresa hará a la hora de trabajar en conjunto, de forma tal que este sea un ambiente competitivo para las diferentes interfaces, y satisfaga los diferentes roles.

A continuación se mencionaran los diferentes conceptos elementales en la
generación del modelo:

Tareas
Las tareas son las acciones hechas individualmente por los diferentes roles, cada una de estas es hecha únicamente por una persona previamente definida en los roles.

Personas
Las tareas son realizadas por estos ósea los empleados que tiene que seguir las reglas del juego (que serian los agentes y personas importantes).

Roles
los roles definen las distintas capacidades dentro del sistema y de la empresa, una persona puede tener mas de un rol como por ejemplo un mesero puede tener el rol de ofrecer el servicio a la mesa, sin embargo tamben puede ingresar al sistema la orden y cobrarla.

Rutas
Son los pasos a seguir de los documentos dentro del sistema. Existen varios tipos de ruteos que son:

* Rutas fijas
Los documentos siguen en el mismo camino estas son previamente definidas.

* Rutas de condición
Estas dependen de una condición

* Rutas ad hoc
El usuario elige a donde ir.


Construcción de las rutas

AND-split

A partir de una fuente la información es distribuida


AND-join
A partir de varios lugares de fuentes estos convergen hacia un solo destino.


OR-split
A partir de un lugar los documentos toman un destino entre varios.


OR-join
A partir de uno o más orígenes, dentro de varios, convergen hacia un solo destino.


Loop
En este caso se hace un circuito cerrado es decir la información circula en el mismo.

Reglas de transición
Son las reglas a las cuales se someten los datos es decir las condiciones que esta puede o no pude cumplir.

Datos
Por lógica archivos del workflow, documentos, imágenes, correos, etc. que se involucren con el sistema, para llevar a cabo el trabajo deseado. Se encuentran los datos de control que son los que manejan la lógica del sistema, los datos relevantes que son los que se rutean en las diferentes tareas del flujo, y los datos de aplicación que son accedidos solamente por las
aplicaciones.

A estos datos se les da una restricción es decir no todos los empleados tienen acceso a toda la base de datos ya que podrían ser mal utilizados ósea podría haber fuga de información.

Eventos
Son interrupciones que contienen la información de un mensaje, estos se pueden producir por los usuarios mediante un proceso.

Plazos
Son los tiempos de realización de tareas, son por ejemplo el tiempo máximo para una tarea, y aquí podemos emplear los eventos, después de que cierta tarea sea terminada que se dispare un evento.

Procesos
Son los que definitivamente se deben de utilizar debido a que se da oportunidad que se coloquen procesos que casi nunca se utilizan.

Políticas
Las empresas tienden a tener ciertas reglas del juego de su negocio por ejemplo en las tiendas de comidas rápidas es un política que los sobrantes de comida se desechen, los cual es desde un punto de vista negarle el derecho de comer a alguien.

Edición:
Melvin Amaya.
Edwin Cartagena.